Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, nhiều tổ chức tin rằng ứng dụng AI và công nghệ sẽ giải phóng con người khỏi các tác vụ lặp lại, giúp ra quyết định nhanh và hiệu quả hơn. Tuy nhiên, khi công nghệ được tích hợp quá sâu vào mọi hoạt động, chính nó đôi khi lại trở thành “lối mòn” làm giảm năng lực con người. Hiện tượng này nảy sinh khi tổ chức quá phụ thuộc công nghệ, dẫn đến việc không thể quay lại cách làm cũ ngay cả khi cần thiết, do mất kỹ năng và rủi ro công nghệ ngày càng tăng.
Hiệu ứng “khóa chặt năng lực” và mất kỹ năng
Khi phụ thuộc công nghệ dần khiến kỹ năng con người mòn đi
Một trong những hệ quả ít được thảo luận nhưng rất thực tế của số hóa và chuyển đổi số là sự xuất hiện của phụ thuộc công nghệ. Khi tổ chức tin tưởng quá mức vào công cụ và hệ thống, con người bắt đầu dựa vào những thao tác tự động và bỏ qua việc thực hành các kỹ năng nền tảng. Điều này không xảy ra một sớm một chiều. Ban đầu công nghệ mang lại tiện lợi, làm giảm tải công việc lặp lại. Nhưng theo thời gian, việc lặp lại các tác vụ bằng hệ thống thay vì bằng tay khiến nhân sự mất đi cơ hội rèn luyện và củng cố kỹ năng như phân tích, tổng hợp hay phản biện.
Trong một môi trường mà phụ thuộc công nghệ trở thành quy phạm, nhân sự không còn cần tự mình xử lý dữ liệu thô, không phải suy nghĩ cách tối ưu báo cáo hay phân loại thông tin khi thiếu sự hỗ trợ của hệ thống. Những công việc này từng là trải nghiệm quan trọng để xây dựng năng lực xử lý tình huống, nhưng khi công nghệ luôn đứng ra làm hộ, con người dần đánh mất khả năng tự mình thực hiện. Khi điều đó xảy ra, tổ chức bắt đầu chứng kiến một thực tế là nhân sự không còn vững kỹ năng như trước.
Sự phụ thuộc công nghệ còn dẫn đến một cảm giác thiếu tự tin khi công nghệ không có mặt. Khi một công cụ hoặc hệ thống bị lỗi, nhân sự quen dựa vào sự trợ giúp của máy móc không biết phải xử lý thế nào. Khi một báo cáo tự động bị sai sót, thay vì tự kiểm tra dữ liệu gốc, họ lại chờ đội ngũ kỹ thuật sửa lỗi. Cách làm này làm giảm khả năng tư duy độc lập, giảm phản xạ nghề nghiệp trong các tình huống bất ngờ. Đây chính là biểu hiện của mất kỹ năng theo thời gian, khi khả năng tự làm giảm dần vì hệ thống làm thay.
Một khi nhân sự mất đi khả năng thực hiện các tác vụ nền tảng, tổ chức tạo ra một vòng xoáy phụ thuộc công nghệ khó thoát. Người lãnh đạo có thể không nhận ra việc này đang diễn ra bởi vì nhìn bề ngoài hiệu quả số liệu có vẻ ổn định, nhưng bên trong, năng lực con người đang bị xói mòn. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến hiệu suất trong phạm vi công việc thường nhật, mà còn ảnh hưởng đến khả năng sáng tạo và phản biện khi công nghệ gặp giới hạn.
Lệ thuộc AI và rủi ro công nghệ khi kỹ năng con người bị khóa
Tình trạng mất kỹ năng đặt nền tảng cho một vấn đề nghiêm trọng hơn là lệ thuộc AI. Khi tổ chức trao quyền quá lớn cho hệ thống trí tuệ nhân tạo và tự động hóa, con người dần giao phó quyền ra quyết định cho máy. Ban đầu điều này có vẻ hiệu quả, vì công nghệ xử lý nhanh, ít sai sót, nhưng khi bối cảnh thay đổi, AI không thể thích ứng như con người. Lúc này, tổ chức thực sự trở nên bị ràng buộc bởi lựa chọn mà chính họ đã đặt vào công nghệ.
Lệ thuộc AI khiến tổ chức mất đi linh hoạt trong việc đối mặt với vấn đề mới hoặc trường hợp không có dữ liệu đầy đủ. Khi công nghệ được giao toàn quyền xử lý một loại quyết định, con người ít có cơ hội thực hành các bước tư duy logic để đối phó trường hợp bất thường. Điều này dẫn tới tình trạng “đường ray tư duy”, nơi nhân sự chỉ biết làm theo gợi ý của công nghệ thay vì phát triển năng lực phản xạ trong những tình huống chưa được lập trình.
Khi tổ chức đã quá lệ thuộc AI thì ngay cả những việc đơn giản trước đây từng là kỹ năng cơ bản của đội ngũ lại trở thành thách thức. Việc này liên quan trực tiếp tới rủi ro công nghệ. Rủi ro không chỉ là lỗi hệ thống hay gián đoạn dịch vụ, mà còn là sự mất cân bằng giữa năng lực con người và quyền lực của hệ thống. Khi nhân sự mất kỹ năng tự mình giải quyết vấn đề, tổ chức không thể phản ứng kịp khi công nghệ gặp trục trặc, hoặc khi cần điều chỉnh chiến lược mà hệ thống không được thiết kế cho những biến đổi đó.
Một ví dụ cụ thể là khi doanh nghiệp dựa vào mô hình dự báo tự động để lập kế hoạch sản xuất. Nếu mô hình sai lệch vì thay đổi thị trường, tổ chức có thể lúng túng trong việc tự xác định mức độ ảnh hưởng và điều chỉnh kế hoạch, vì các chuyên gia đã mất thói quen tự lập mô hình thủ công và đối chiếu các yếu tố khác nhau. Đây là biểu hiện rõ rệt của rủi ro công nghệ, khi tổ chức chỉ biết làm theo hệ thống mà không có năng lực tự kiểm chứng.
Đối phó với lệ thuộc AI và giảm thiểu rủi ro công nghệ đòi hỏi một chiến lược cân bằng. Tổ chức cần xác định rõ những kỹ năng cốt lõi mà công nghệ không nên thay thế hoàn toàn, và xây dựng chương trình đào tạo để nhân sự duy trì những năng lực đó. Chỉ khi con người vẫn giữ được tư duy phân tích độc lập, tổ chức mới có thể vừa tận dụng lợi ích công nghệ, vừa duy trì được khả năng phản ứng linh hoạt trước thay đổi bất ngờ.
>>> Đọc thêm 5 cách để dùng công nghệ mà không đánh mất năng lực cốt lõi
Rủi ro công nghệ và tác động lên ra quyết định
Rủi ro công nghệ không chỉ là lỗi hệ thống hay lỗi bảo mật. Khi tổ chức quá phụ thuộc công nghệ, quyết định bắt đầu dựa vào đầu ra của thuật toán thay vì tư duy phán đoán của con người. Lúc này, tổ chức dễ rơi vào tình trạng “đường ray tư duy” nơi mọi quyết định đều theo những gì hệ thống gợi ý, không kiểm chứng chéo bằng kinh nghiệm hoặc dữ liệu khác.
Việc lệ thuộc vào một tập hợp công cụ duy nhất cũng làm tăng rủi ro công nghệ, bởi khi công cụ đó gặp vấn đề, toàn bộ luồng vận hành bị ảnh hưởng. Khả năng phục hồi của tổ chức bị giảm do nhân sự không biết cách thực hiện công việc không có hệ thống hỗ trợ.
Khi công nghệ sai cách tạo ra sự lệ thuộc
Công nghệ không gắn với quy trình kinh doanh tạo ra gánh nặng
Không phải tất cả các công nghệ đều mang lại giá trị thực sự cho doanh nghiệp. Khi tổ chức triển khai hệ thống mà không gắn với quy trình kinh doanh thực tế, công nghệ trở thành gánh nặng thay vì công cụ hỗ trợ. Nhân sự buộc phải làm theo các bước của phần mềm, nhập dữ liệu và thực hiện thao tác theo phần mềm quy định, nhưng không còn hiểu bản chất nhiệm vụ. Hệ quả là mất kỹ năng của nhân viên ngày càng rõ rệt. Những người từng có khả năng xử lý thông tin linh hoạt giờ phải dựa vào hệ thống để hoàn thành công việc. Khi nhân sự không còn thực hành các kỹ năng cơ bản, tổ chức dần dần hình thành tình trạng phụ thuộc công nghệ, làm giảm khả năng thích ứng với tình huống bất ngờ hoặc thay đổi quy trình kinh doanh.
Điều này đặc biệt rõ ở những doanh nghiệp triển khai công nghệ nhanh chóng mà không đầu tư đào tạo đầy đủ. Nhân sự không được hướng dẫn cách kết hợp công nghệ với tư duy chiến lược và phán đoán nghiệp vụ. Kết quả là lệ thuộc AI trở thành hiện tượng phổ biến, nơi mọi quyết định và thao tác đều trông chờ vào hệ thống. Khi công nghệ này gặp trục trặc, tổ chức mất khả năng xử lý công việc thủ công, dẫn đến năng suất bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
Gia tăng công cụ không đồng nghĩa với hiệu quả
Một sai lầm phổ biến khác là đo lường giá trị công nghệ bằng số lượng công cụ hoặc tính năng được sử dụng thay vì đánh giá kết quả thực tế. Khi doanh nghiệp thêm nhiều phần mềm, dashboard, module tự động, đội ngũ nhân sự phải tương tác với quá nhiều hệ thống khác nhau. Thay vì giảm tải, điều này làm tăng độ phức tạp và kéo dài thời gian xử lý công việc. Nhân viên mất nhiều thời gian điều hướng hệ thống, trong khi khả năng ra quyết định và xử lý vấn đề quan trọng bị hạn chế.
Tình trạng này dẫn đến rủi ro công nghệ, nơi hệ thống có thể hoạt động chính xác nhưng tạo ra hiệu ứng “bẫy” cho người dùng. Nhân sự dần tin tưởng hoàn toàn vào đầu ra của AI và các công cụ tự động, từ đó bỏ qua sự kiểm chứng độc lập và phán đoán sáng tạo. Khi đó, tổ chức không chỉ phụ thuộc công nghệ, mà còn tự khóa khả năng xử lý sự cố và sáng tạo nội bộ, làm giảm sức mạnh tổng thể của đội ngũ.
Lệ thuộc AI và tác động lâu dài đến năng lực tổ chức
Hiện tượng lệ thuộc AI càng nghiêm trọng khi công nghệ được sử dụng lâu dài mà không có chiến lược duy trì năng lực con người. Nhân viên mất cơ hội thực hành các kỹ năng quyết định, phân tích, tổng hợp và phản biện. Khi kỹ năng bị xói mòn, tổ chức mất khả năng ứng phó với tình huống mới hoặc khi công nghệ bị gián đoạn.
Hiệu ứng này còn được gọi là khóa chặt năng lực, khi tổ chức không thể quay lại cách làm thủ công hay phương pháp cũ mà không chịu chi phí thời gian và nhân lực lớn. Mọi quyết định giờ đây đều dựa vào hệ thống AI, tạo ra rủi ro công nghệ cao hơn nếu hệ thống gặp lỗi hoặc dữ liệu đầu vào sai lệch. Việc sử dụng công nghệ sai cách như vậy không chỉ làm giảm năng lực nội tại của nhân viên mà còn có thể gây ra các vấn đề chiến lược nghiêm trọng cho doanh nghiệp, khiến tổ chức kém linh hoạt và dễ bị tụt hậu trong môi trường cạnh tranh thay đổi nhanh chóng.
Tổ chức khó quay lại khi kỹ năng nhân sự đã bị “ổn định hoá”
Nhân sự mất kỹ năng cơ bản do phụ thuộc công nghệ
Khi tổ chức triển khai công nghệ liên tục trong một thời gian dài, nhân sự thường trở nên phụ thuộc công nghệ để hoàn thành công việc. Các thao tác lặp đi lặp lại trước đây được thực hiện thủ công nay được hệ thống tự động xử lý. Điều này dẫn đến việc đội ngũ nhân sự mất kỹ năng cốt lõi mà trước đây từng giúp họ thực hiện công việc độc lập.
Ví dụ, các nhân viên phân tích dữ liệu dần dựa vào báo cáo tự động từ hệ thống AI thay vì thực hiện các bước kiểm tra, tổng hợp và phân tích bằng tay. Khi kỹ năng này không được thực hành thường xuyên, năng lực phân tích và kiểm tra số liệu trở nên yếu đi. Hệ quả là nhân sự ngày càng lệ thuộc AI để ra quyết định, trong khi khả năng tự đánh giá, phát hiện sai sót hoặc đưa ra giải pháp độc lập bị giảm đáng kể.
Tình trạng này tạo ra một vòng lặp: càng dùng công nghệ lâu, nhân sự càng mất kỹ năng và càng phụ thuộc vào hệ thống, dẫn đến khó quay lại phương thức làm việc thủ công nếu cần thiết. Khi xảy ra lỗi hoặc gián đoạn công nghệ, tổ chức phải đối mặt với thách thức lớn bởi năng lực con người đã bị “ổn định hóa” bởi quá trình phụ thuộc công nghệ dài hạn.
Quy trình gắn với công nghệ làm hạn chế khả năng thích ứng
Một nguyên nhân khác khiến tổ chức khó quay lại cách làm cũ là quy trình vận hành được tối ưu cho công nghệ. Khi doanh nghiệp tích hợp AI và các hệ thống tự động vào các workflow, mọi bước được sắp xếp để máy móc thực hiện, từ xử lý dữ liệu đến báo cáo và phê duyệt. Điều này đồng nghĩa với việc các quy trình thủ công trước đây không còn tương thích.
Quy trình gắn chặt với công nghệ khiến nhân sự bị hạn chế khả năng thực hiện các bước một cách độc lập. Khi các thao tác trước đây được AI hoặc workflow thực hiện tự động, nhân viên không còn cơ hội rèn luyện kỹ năng cũ. Điều này dẫn đến việc mất kỹ năng trong các nghiệp vụ cơ bản. Khi tổ chức phải quay lại cách làm thủ công hoặc khi hệ thống công nghệ gặp sự cố, đội ngũ không thể xử lý trơn tru, làm tăng rủi ro công nghệ và giảm khả năng duy trì hiệu quả hoạt động.
Hơn nữa, việc quá phụ thuộc vào workflow AI khiến các quyết định trở nên cứng nhắc. Nhân sự không còn chủ động kiểm soát luồng công việc mà phải thực hiện theo hướng dẫn của hệ thống. Đây là lý do vì sao tổ chức trở nên khó thích ứng với thay đổi, khi cần linh hoạt chuyển sang quy trình cũ hoặc điều chỉnh các thao tác thủ công.
Tư duy tổ chức bị ảnh hưởng bởi lệ thuộc AI
Ngoài việc nhân sự mất kỹ năng và quy trình bị gắn chặt với công nghệ, tư duy tổ chức cũng thay đổi theo chiều hướng tiêu cực khi lệ thuộc AI quá nhiều. Các quyết định dần dựa vào dữ liệu đầu ra của hệ thống, các phương án được gợi ý bởi AI hoặc workflow, thay vì dựa vào kinh nghiệm và phán đoán của con người.
Hiện tượng này dẫn đến việc tổ chức khó quay lại phương pháp cũ, vì không chỉ nhân sự mà cả văn hóa vận hành đã bị “khoá” bởi công nghệ. Nhân viên có xu hướng tin tưởng vào hệ thống hơn vào năng lực bản thân, trong khi các khả năng tự suy luận, kiểm chứng và sáng tạo giảm sút. Khi công nghệ gián đoạn, hiệu quả hoạt động lập tức bị ảnh hưởng, và chi phí để tái huấn luyện hoặc khôi phục quy trình cũ thường cao hơn nhiều so với việc duy trì hệ thống AI.
Bên cạnh đó, rủi ro công nghệ cũng tăng lên khi tổ chức trở nên phụ thuộc vào các công cụ duy nhất. Mọi sự cố về AI hoặc hệ thống workflow đều có thể làm tê liệt toàn bộ hoạt động, bởi con người không còn đủ kỹ năng và tư duy để thực hiện công việc theo cách thủ công. Chính vì vậy, cân bằng giữa sử dụng công nghệ và duy trì năng lực con người là yếu tố sống còn để giảm thiểu rủi ro và giữ được sự linh hoạt của tổ chức.
Kết luận, việc phụ thuộc công nghệ lâu dài dẫn đến hiện tượng khóa năng lực nhân sự, quy trình gắn chặt với hệ thống và tư duy tổ chức bị ảnh hưởng. Đây là lý do tại sao các tổ chức rất khó quay lại cách làm cũ. Giải pháp nằm ở việc vừa khai thác AI để nâng cao hiệu quả, vừa duy trì kỹ năng cốt lõi, giám sát workflow AI và đảm bảo tổ chức không bị lệ thuộc AI quá mức.
Kết luận
Hiện tượng tổ chức dùng công nghệ càng lâu càng khó quay lại cách làm cũ không chỉ là một trào lưu mà là kết quả tất yếu của việc phụ thuộc công nghệ kéo dài. Khi kỹ năng bị mòn, khi mọi quyết định mặc nhiên dựa vào thuật toán, và khi nhân sự không còn nắm vững bản chất nghiệp vụ, tổ chức sẽ gặp rủi ro công nghệ cao hơn và giảm khả năng linh hoạt trước thay đổi. Để đảm bảo công nghệ thực sự tạo giá trị, thay vì trở thành “khóa chặt năng lực”, tổ chức cần cân bằng giữa ứng dụng công nghệ và rèn luyện, duy trì các kỹ năng cốt lõi của con người.
