Trong quá trình chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh mẽ vào phần mềm, hệ thống và nền tảng mới với kỳ vọng cải thiện hiệu suất ngay lập tức. Tuy nhiên, thực tế cho thấy có tới 70% các sáng kiến chuyển đổi số không đạt được mục tiêu đề ra, phần lớn vì công nghệ được triển khai một cách rời rạc và thiếu gắn kết với chiến lược vận hành tổng thể.
Hiện tượng này không chỉ xảy ra với các công nghệ AI cao cấp, mà còn phổ biến ở các hệ thống CRM, ERP hay các công cụ quản lý – khi doanh nghiệp chỉ “dùng công nghệ” để có chứ không thực sự biết cách ứng dụng sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Khi đó, công nghệ trở nên giống như “đồ trang trí”, xuất hiện trong danh mục đầu tư nhưng không tạo ra hiệu quả công nghệ rõ rệt.
Công nghệ không tự làm tốt mọi thứ
Thiếu chiến lược làm công nghệ trở nên vô nghĩa
Khi doanh nghiệp chỉ tập trung vào việc mua sắm công cụ mới mà thiếu lộ trình rõ ràng để triển khai, điều này dễ dẫn tới tình trạng dùng công nghệ mà không đạt được mục tiêu thực sự. Nhiều tổ chức tin rằng chọn một phần mềm hay hệ thống quản lý hàng đầu sẽ tự động giải quyết các vấn đề tồn đọng, nhưng thực tế không phải vậy. Việc lựa chọn công cụ chỉ là bước đầu tiên; điều quan trọng hơn là cần có chiến lược triển khai chi tiết, đảm bảo các công cụ đó được tích hợp vào quy trình làm việc hiện có và phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Không ít doanh nghiệp rơi vào bẫy nghĩ rằng chỉ cần đầu tư nhiều tiền để mua các giải pháp hiện đại là có thể cải thiện hiệu quả vận hành. Nhưng nếu không hiểu rõ cách mà công nghệ đó hoạt động, không xác định rõ các chỉ số cần đo lường và không xây dựng lộ trình đào tạo cho đội ngũ sử dụng, thì công nghệ sẽ trở thành gánh nặng hơn là một công cụ hỗ trợ. Việc lạm dụng công nghệ không đúng cách còn khiến nhân viên khó chịu, bởi họ phải dùng nhiều hệ thống khác nhau, mỗi hệ thống lại yêu cầu thao tác và quy trình riêng, làm tăng thời gian xử lý công việc thay vì giảm.
Thêm vào đó, khi không có hiệu quả công nghệ đo lường được, doanh nghiệp không thể đánh giá được mức độ đóng góp thực tế của công nghệ đó vào kết quả kinh doanh. Điều này dẫn tới các câu hỏi như phải giữ hay bỏ công nghệ hiện tại, làm như thế nào để công nghệ thực sự phục vụ mục tiêu cốt lõi, và liệu chi phí bỏ ra có thực sự xứng đáng với giá trị thu được hay không. Khi rơi vào vòng luẩn quẩn này, công nghệ chỉ đóng vai trò như vật trang trí hơn là phương tiện để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành.
Sự phân tán của hệ thống và nỗ lực không đồng bộ
Một sai lầm phổ biến khác là triển khai nhiều giải pháp mà không có sự tích hợp hoặc đồng bộ xuyên suốt trong doanh nghiệp. Ví dụ, một công ty có thể dùng phần mềm quản lý quan hệ khách hàng ở bộ phận kinh doanh, một hệ thống ERP riêng cho bộ phận kế toán và một nền tảng lưu trữ dữ liệu cho bộ phận vận hành. Khi các hệ thống này không kết nối với nhau, nhân viên buộc phải di chuyển giữa nhiều nền tảng khác nhau để hoàn thành một tác vụ duy nhất.
Điều này không chỉ gây tốn thời gian và công sức mà còn làm giảm trải nghiệm người dùng vì phải nhớ nhiều giao diện, nhiều quy tắc vận hành và nhiều bộ dữ liệu không đồng nhất. Thay vì giúp giảm tải cho nhân viên, cách triển khai này còn khiến công việc phức tạp hơn. Sự phân tán này là một dạng công nghệ sai cách bởi công nghệ lẽ ra phải hỗ trợ con người tập trung vào việc có giá trị cao hơn, thay vì tạo thêm lớp công việc cần xử lý.
Một hệ thống hiệu quả phải cho phép thông tin lưu thông một cách liền mạch giữa các phòng ban, giúp giảm thiểu việc nhập tay dữ liệu nhiều lần và đảm bảo rằng mọi nguồn dữ liệu đều nhất quán. Việc thiếu sự tích hợp này cũng gây khó khăn trong đo lường hiệu quả công nghệ, vì dữ liệu bị phân tán trên nhiều nền tảng khác nhau, không thể tổng hợp được một cách nhanh chóng. Khi đó, những nỗ lực để ứng dụng công nghệ cuối cùng chỉ mang tính chất rời rạc, thiếu sự liên kết với bức tranh toàn cảnh của tổ chức.
Văn hóa doanh nghiệp yếu kém cản trở giá trị thực của công nghệ
Một yếu tố thường bị bỏ qua khi bàn về hiệu quả của công nghệ là văn hóa doanh nghiệp. Nếu môi trường làm việc không khuyến khích nhân viên học và áp dụng các công cụ mới, hoặc nếu ban lãnh đạo không truyền đạt rõ ràng lý do tại sao cần chuyển đổi, thì dù công nghệ có tốt đến đâu cũng khó phát huy hiệu quả. Khi nhân viên không được đào tạo bài bản, họ dễ cảm thấy bối rối và chán nản, dẫn tới việc “chạy vòng vòng” trong các phần mềm mà không thực sự biết cách dùng chúng để giải quyết vấn đề.
Việc thiếu sự gắn kết trong các hoạt động vận hành cũng khiến công nghệ trở thành yếu tố bị cô lập. Khi nhân viên không hiểu lợi ích của công nghệ trong việc giảm khối lượng công việc, họ có thể quay lại lớp cách làm cũ và bỏ qua các tính năng của công cụ hiện đại. Đây là một hình thức lạm dụng công nghệ mà nhiều doanh nghiệp không nhận ra, bởi công nghệ vẫn được triển khai nhưng không được dùng đúng mục đích.
Việc xây dựng vận hành thông minh không chỉ đòi hỏi công nghệ tiên tiến mà còn yêu cầu thay đổi tư duy và thói quen làm việc của toàn bộ tổ chức. Điều này cần sự lãnh đạo rõ ràng, hướng dẫn thường xuyên và các chương trình đào tạo để nhân viên không chỉ biết cách sử dụng công nghệ mà còn hiểu được lý do vì sao họ nên dùng nó.
Thiếu KPI và đo lường dẫn tới thất bại trong ứng dụng công nghệ
Công nghệ sẽ không mang lại giá trị rõ rệt nếu doanh nghiệp không gắn các chỉ số đo lường rõ ràng trước khi triển khai. Nhiều tổ chức triển khai công cụ mới mà không đặt ra các KPI cụ thể để đánh giá mức độ thành công. Việc thiếu KPI khiến những nỗ lực này giống như việc “đổ tiền vào công nghệ” mà không biết kỳ vọng điều gì cụ thể từ nó. Do đó, ngay cả khi các hệ thống hoạt động trơn tru, doanh nghiệp vẫn khó xác định được công nghệ đó có thực sự tạo ra hiệu quả công nghệ hay không.
Chỉ khi công nghệ được gắn với các mục tiêu cụ thể như giảm thời gian xử lý, tăng độ chính xác hay cải thiện trải nghiệm khách hàng, thì doanh nghiệp mới có thể so sánh giữa trước và sau khi ứng dụng. Khi không có thước đo rõ ràng, việc đánh giá thành công hay thất bại của một dự án công nghệ trở nên chủ quan. Đây là lý do vì sao nhiều tổ chức bỏ ra hàng trăm nghìn đô la cho các hệ thống cao cấp nhưng chỉ đạt được kết quả khiêm tốn.
Để khắc phục điều này, doanh nghiệp cần xây dựng các mục tiêu đo lường ngay từ đầu, xác định vai trò của dùng công nghệ trong từng mục tiêu kinh doanh, và theo dõi tiến trình một cách thường xuyên. Khi công nghệ được gắn kết với kết quả mong muốn, tổ chức không chỉ tránh được việc công nghệ sai cách mà còn thúc đẩy nhân viên và toàn bộ hệ thống hướng tới một tương lai vận hành thông minh và bền vững.
>>> Đọc thêm 3 tầng kỹ năng AI bạn cần để học AI nhanh và làm việc thông minh hơn
Thiếu chiến lược và kết nối với vận hành
Khi chiến lược công nghệ tách rời khỏi vận hành
Một trong những lý do chính khiến nhiều doanh nghiệp đầu tư rất nhiều nhưng vẫn không thấy sự cải thiện mạnh mẽ trong hiệu suất là họ dùng công nghệ mà thiếu chiến lược gắn với hoạt động thực tế. Nhiều tổ chức mua phần mềm mới, hệ thống mới, nền tảng mới mà không hỏi một câu đơn giản: “Công cụ này giải quyết vấn đề gì?” Khi dùng công nghệ mà không đặt nó trong bối cảnh quy trình, mục tiêu và vai trò của từng phòng ban thì ngay từ đầu đã không có nền tảng để đánh giá thành công. Điều này dẫn tới việc công nghệ bị triển khai riêng lẻ, đứng ngoài thực tế vận hành, và cuối cùng không tạo ra mức hiệu quả công nghệ như kỳ vọng.
Chẳng hạn khi doanh nghiệp chỉ mua hệ thống quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm ERP nhưng không xây dựng quy trình dữ liệu, đào tạo nhân sự và ánh xạ với mục tiêu kinh doanh thì hệ thống đó sẽ chỉ là… một giao diện đẹp. Công nghệ dù mạnh đến đâu cũng không thể tự động mang lại kết quả nếu không biết mình phục vụ điều gì.
Nhận diện “công nghệ sai cách” trong quy trình
Công nghệ sai cách thể hiện rõ nhất khi công cụ được triển khai chỉ vì nó “hiện đại”, “đẹp mắt” hay “được dùng bởi đối thủ”, chứ không phải vì nó phù hợp với nhu cầu nội bộ. Nhiều doanh nghiệp rơi vào trạng thái này khi họ đo lường thành công bằng số lượng công nghệ được đầu tư thay vì hiệu quả công nghệ mang lại. Điều này tạo ra một vòng lặp phản tác dụng: mỗi hệ thống mới đều đòi hỏi tài nguyên, thời gian học tập và duy trì, trong khi lợi ích thực tế thì mơ hồ hoặc không rõ.
Tình trạng lạm dụng công nghệ còn biểu hiện ở việc các bộ phận sử dụng phần mềm khác nhau mà không có quy tắc phối hợp chung, dẫn đến dữ liệu bị phân mảnh và thông tin không đồng nhất. Khi đó mỗi phòng ban lại có một “quy trình công nghệ riêng”, khiến tổng thể vận hành trở nên rối rắm thay vì thuận tiện, và những lợi ích mà công nghệ hứa hẹn ban đầu không bao giờ hiện thực hóa.
Xây dựng chiến lược công nghệ gắn với quy trình vận hành
Để tránh việc lạm dụng công nghệ và biến công cụ thành “trang trí”, doanh nghiệp cần bắt đầu từ việc thiết kế chiến lược công nghệ song song với quy trình vận hành. Chiến lược này không chỉ là chọn công cụ nào mà còn là quyết định công nghệ đó sẽ tham gia vào bước nào của vòng đời quy trình, ai là người chịu trách nhiệm đầu vào và đầu ra, và làm thế nào để đo lường kết quả. Khi chiến lược công nghệ được liên kết chặt với mục tiêu vận hành và kinh doanh, công nghệ sẽ trở thành một phần mạch lạc của hệ thống thay vì là yếu tố tách rời.
Một cách tiếp cận hiệu quả là bắt đầu từ việc xác định các “điểm nghẽn” trong quy trình hiện tại. Sau đó lựa chọn công nghệ phù hợp để giải quyết những vấn đề thực tế đó. Bằng cách này, mỗi lần dùng công nghệ đều sinh ra giá trị cụ thể, dễ đo lường và dễ điều chỉnh nếu cần, giúp tổ chức tiến dần đến vận hành thông minh, nơi quyết định dựa trên dữ liệu chứ không mang tính cảm tính.
Vai trò của con người trong việc triển khai công nghệ
Ngay cả khi có chiến lược rõ ràng và hệ thống công nghệ tiên tiến, vấn đề không tự giải quyết nếu con người không hiểu và không biết cách phối hợp. Một phần nguyên nhân khiến công nghệ sai cách là vì nhân sự không được đào tạo đúng mức hoặc không tham gia vào quá trình thiết kế quy trình công nghệ. Khi nhân viên không hiểu rõ lý do, cách sử dụng và vai trò của công cụ mới trong công việc, họ dễ né tránh sử dụng, hoặc dùng công nghệ theo cách riêng, tạo ra sự hỗn loạn.
Do đó, để đảm bảo hiệu quả công nghệ, doanh nghiệp cần thiết kế chương trình đào tạo, lộ trình chuyển đổi tư duy, và chính sách khuyến khích nhằm giúp đội ngũ hiểu rõ lợi ích của công nghệ trong công việc hàng ngày. Khi nhân sự chủ động sử dụng, cải thiện ứng dụng và phản hồi về các công cụ, quy trình sẽ được tối ưu liên tục và tạo ra giá trị thực sự cho tổ chức.
Đo lường thành công của công nghệ trong vận hành
Cuối cùng, một yếu tố quan trọng để tránh biến công nghệ thành “đồ trang trí” là biết đo lường hiệu quả công nghệ một cách bài bản. Đây là lúc doanh nghiệp cần xác định các chỉ số KPI gắn với mục tiêu ban đầu của việc triển khai công nghệ. Việc này khác với chỉ đo lường số lượng tính năng được sử dụng hay số lượng giấy phép được cấp. KPI nên phản ánh các mục tiêu kinh doanh thực sự như thời gian xử lý quy trình giảm bao nhiêu phần trăm, chất lượng dịch vụ tăng ra sao, mức độ lỗi giảm hay tỷ lệ hài lòng của khách hàng thay đổi như thế nào.
Khi các chỉ số này được cập nhật thường xuyên và phản ánh đúng mục tiêu chiến lược, doanh nghiệp sẽ có cơ sở để đánh giá mức độ hiệu quả công nghệ và điều chỉnh chiến lược, quy trình hoặc công cụ nếu cần. Việc làm chủ dữ liệu đo lường chính là một trong những bước quan trọng đưa tổ chức đến gần hơn với mô hình vận hành thông minh.
Khi công nghệ trở thành gánh nặng chứ không phải trợ thủ
Khi dùng công nghệ trở thành gánh nặng chứ không phải trợ thủ
Trong nhiều doanh nghiệp, công nghệ ban đầu được kỳ vọng như một “trợ thủ” giúp giải quyết vấn đề, tự động hóa công việc và tối ưu quy trình. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều tổ chức rơi vào tình trạng lạm dụng công nghệ đến mức công cụ trở thành gánh nặng thay vì hỗ trợ. Điều này xảy ra không chỉ do sai sót trong lựa chọn công cụ mà còn bởi thiếu sự chuẩn bị về chiến lược, nhân lực và văn hóa doanh nghiệp để phối hợp hài hòa với công nghệ.
Một vấn đề phổ biến là doanh nghiệp cố gắng triển khai nhiều phần mềm, hệ thống cùng lúc mà không xác định rõ mục tiêu chiến lược hoặc quy trình cần cải thiện. Khi đó, nhân viên vừa phải học sử dụng công cụ mới lại vừa phải đối mặt với yêu cầu công việc cũ, dẫn tới phản ứng tiêu cực, giảm năng suất và thậm chí là chống lại công nghệ thay vì khai thác nó hiệu quả. Nếu không xử lý đúng, việc dùng công nghệ sai cách sẽ khiến tổ chức tốn kém thời gian, tiền bạc và công sức, nhưng kết quả đạt được lại không tương xứng với đầu tư.
Thiếu năng lực nhân sự khiến công cụ trở thành gánh nặng
Một trong những lý do sâu xa khiến dùng công nghệ không đạt được mong muốn là vì nhân lực chưa sẵn sàng. Khi doanh nghiệp đầu tư một hệ thống mới nhưng đội ngũ không hiểu cách vận hành, không biết cách liên kết công cụ với nhiệm vụ cụ thể, thì dễ xuất hiện tình trạng nhân viên cảm thấy bị “gánh nặng” công nghệ chồng chất. Nhân viên có thể dành nhiều thời gian để tìm hiểu phần mềm, đối chiếu dữ liệu hoặc tìm cách tránh sử dụng công cụ, dẫn đến công nghệ trở thành trở ngại cho quy trình làm việc.
Trong bối cảnh này, hiệu quả công nghệ bị giảm mạnh vì giá trị thực sự của công cụ không được phát huy. Một hệ thống quản lý khách hàng được mua với chi phí lớn nhưng chỉ được sử dụng như một nơi lưu trữ thông tin đơn thuần sẽ không mang lại lợi ích chiến lược. Tương tự, công cụ phân tích dữ liệu nếu không được nhân sự biết cách diễn giải kết quả thì đó chỉ là dữ liệu vô nghĩa. Việc lạm dụng công nghệ một cách bừa bãi như vậy sẽ khiến công nghệ không còn phục vụ con người mà trở thành cái gì đó “phức tạp” và “nặng nề”.
Để khắc phục, doanh nghiệp cần đầu tư vào đào tạo nội bộ bài bản cho nhân sự. Điều này không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ công nghệ mà còn tạo ra sự chủ động trong việc áp dụng các tính năng vào công việc hàng ngày. Khi mỗi người sử dụng công cụ với nhận thức đúng đắn thì giá trị của công nghệ mới được giải phóng.
Xây dựng văn hóa tổ chức gắn với ứng dụng công nghệ
Một yếu tố khác thường bị bỏ qua là văn hóa doanh nghiệp. Thiếu một văn hóa gắn kết với công nghệ khiến việc triển khai và sử dụng công cụ không bền vững. Nếu nhân viên coi công nghệ là “thứ cần phải tồn tại” chứ không phải là công cụ hỗ trợ định hướng công việc, thì tổ chức sẽ khó đạt được hiệu quả công nghệ dù đã đầu tư mạnh.
Văn hóa gắn với công nghệ bắt đầu từ lãnh đạo. Khi người đứng đầu thương xuyên áp dụng công nghệ vào việc ra quyết định, phân tích dữ liệu và trao quyền cho đội ngũ, nhân viên sẽ dần hiểu rằng công nghệ là công cụ để làm việc tốt hơn, không phải thứ “phải sử dụng vì bắt buộc”. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải truyền thông rõ mục đích của công nghệ, liên tục chia sẻ kết quả đo lường bằng dữ liệu và khuyến khích nhân viên thử nghiệm công cụ mới.
Quan trọng hơn, doanh nghiệp cần tích hợp công nghệ vào quy trình làm việc một cách nhất quán thay vì triển khai rời rạc. Khi công nghệ được gắn với quy trình, mỗi bước đều có mục tiêu rõ ràng và cách thức đo lường kết quả, nhân viên sẽ thấy dùng công nghệ là một phần của công việc chứ không phải là “cái gì đó vướng víu”. Đó mới thực sự là vận hành thông minh chứ không phải chỉ “cài đặt và quên”.
Xác định mục tiêu rõ ràng để công nghệ phát huy giá trị
Một thất bại phổ biến khác là doanh nghiệp không xác định rõ kỳ vọng từ công nghệ trước khi triển khai. Việc đầu tư một hệ thống phức tạp mà không có các tiêu chí đo lường kết quả dễ dẫn đến công nghệ sai cách và việc đo lường trở nên mơ hồ. Doanh nghiệp nên đặt ra các chỉ số mục tiêu cụ thể như giảm thời gian xử lý, tăng tỷ lệ phản hồi khách hàng hay cải thiện độ chính xác dữ liệu trước khi chọn công cụ để chắc chắn rằng công cụ được triển khai sẽ giải quyết đúng vấn đề.
Ngoài ra, cần có các vòng kiểm tra định kỳ để đo lường mức độ hiệu quả công nghệ theo thời gian. Việc đánh giá không chỉ dựa trên mức độ sử dụng công cụ mà phải đo lường mức độ cải thiện quy trình, năng suất và chất lượng công việc. Nếu công nghệ không cải thiện những chỉ số then chốt đó, doanh nghiệp phải xem lại cách triển khai, thay vì tiếp tục “đắp thêm” các công cụ khác khiến tổ chức càng trở nên phức tạp.
Chu trình phản hồi này giúp doanh nghiệp không rơi vào tình trạng lạm dụng công nghệ vì cứ cố gắng thêm công cụ mới mà không giải quyết triệt để vấn đề. Công nghệ nên được xem là phương tiện để cải thiện hiệu quả công việc, chứ không phải là thứ để khoe khoang hay đầu tư theo phong trào.
Kết luận
Hiện tượng lạm dụng công nghệ hay dùng công nghệ sai cách là vấn đề phổ biến và gây lãng phí chi phí lẫn thời gian. Công nghệ không tự tạo ra giá trị nếu nó không gắn với chiến lược, quy trình và văn hóa vận hành. Để tránh tình trạng này, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược rõ ràng, kết nối công nghệ với mục tiêu kinh doanh và đào tạo năng lực sử dụng phù hợp. Khi đó, công nghệ sẽ là công cụ đắc lực hỗ trợ tăng trưởng, chứ không phải trở thành “đồ trang trí” vô dụng.
