Trong bối cảnh ứng dụng AI và các sáng kiến chuyển đổi số ngày càng phổ biến, nhiều doanh nghiệp đầu tư hàng triệu USD vào hệ thống công nghệ mới nhưng lại không thấy hiệu quả công nghệ tăng rõ rệt. Theo McKinsey, nếu triển khai công nghệ đúng cách thì năng suất có thể tăng tới 30% nhờ tối ưu hóa quy trình và tự động hóa; tuy nhiên, thực tế nhiều tổ chức vẫn thấy tăng trưởng doanh thu thấp hơn kỳ vọng dù đã dùng công nghệ mạnh mẽ.
Vậy vì sao lạm dụng công nghệ lại không mang lại kết quả như mong đợi? Bài viết này sẽ phân tích từ các góc độ chiến lược, văn hóa, kỹ thuật và con người để giúp bạn hiểu rõ nguyên nhân sâu xa.
Không có chiến lược rõ ràng trước khi dùng công nghệ
Thiếu định hướng rõ ràng khiến việc dùng công nghệ không mang lại giá trị
Khi doanh nghiệp bắt đầu áp dụng giải pháp số hoặc công cụ kỹ thuật số, điều đầu tiên cần xác định là mục tiêu cụ thể của việc dùng công nghệ đó. Nếu không có định hướng rõ ràng, tổ chức thường rơi vào tình trạng đầu tư vào các công cụ chỉ vì thấy đối thủ dùng hoặc vì tin rằng công nghệ sẽ giải quyết tất cả. Việc này dẫn tới tình huống một loạt phần mềm được triển khai cùng lúc nhưng lại không trả lời được những câu hỏi quan trọng: công nghệ này sẽ giải quyết vấn đề gì, kết quả mong muốn là gì và làm thế nào để đo lường thành công. Kết quả là các sáng kiến công nghệ dù tốn kém vẫn không tạo ra hiệu quả công nghệ thực tế.
Trong nhiều trường hợp, bộ phận lãnh đạo mong muốn nhanh chóng thực hiện “chuyển đổi số” nhưng lại không đặt ra các tiêu chí đo lường cụ thể. Họ tập trung vào việc mua phần mềm, máy móc, thiết bị mới mà quên mất rằng công nghệ chỉ là công cụ hỗ trợ. Nếu không trả lời được câu hỏi “tại sao chúng ta cần công nghệ này”, thì việc dùng công nghệ sẽ giống như việc thêm vào một công cụ mà không biết sử dụng như thế nào. Khi mục tiêu không rõ, nhân sự không biết đâu là ưu tiên và cả hệ thống trở nên rối rắm.
Một nguyên nhân nữa là khi doanh nghiệp không phân định rõ ràng giữa việc cần giải quyết vấn đề nào và việc chọn công nghệ nào phù hợp. Nhiều tổ chức chọn các giải pháp phức tạp hơn thực tế cần thiết, từ đó dẫn tới việc công nghệ bị bỏ quên sau một thời gian vì không phù hợp với quy trình hiện tại. Điều này khiến chi phí tăng lên nhưng hiệu quả công nghệ không được cải thiện.
Việc thiết kế chiến lược trước khi triển khai giúp tránh lạm dụng công nghệ thất bại
Một chiến lược rõ ràng trước khi triển khai là cơ sở để tránh lạm dụng công nghệ một cách không hiệu quả. Chiến lược không chỉ xác định mục tiêu cuối cùng mà còn giúp chọn lựa giải pháp phù hợp theo từng giai đoạn, xác định nguồn lực cần thiết và xây dựng lộ trình thực thi rõ ràng. Một chiến lược tốt sẽ giúp doanh nghiệp hiểu được rằng công nghệ chỉ phát huy tối đa giá trị khi nó được tích hợp vào quy trình và con người có thể sử dụng nó đúng cách.
Thiết kế chiến lược còn giúp tổ chức nhìn nhận đúng mức độ ảnh hưởng của công nghệ tới từng phòng ban và toàn bộ hoạt động. Thay vì tung ra các công cụ mới liên tục, doanh nghiệp cần đặt câu hỏi về mức độ phù hợp của công nghệ đó với lĩnh vực kinh doanh, khả năng tương thích với các hệ thống hiện có và tác động tới nhân sự. Khi làm rõ điều này, việc dùng công nghệ sẽ hướng tới cải thiện hiệu quả công việc, tăng tốc độ xử lý và giảm rủi ro lỗi do yếu tố con người.
Một chiến lược hiệu quả cũng cần định nghĩa rõ ràng các chỉ số đo lường. Những chỉ số này không chỉ đo lường hoạt động của công nghệ mà còn phản ánh trực tiếp tới mục tiêu kinh doanh. Chẳng hạn, nếu mục tiêu là rút ngắn thời gian xử lý đơn hàng, thì chỉ số đo lường sẽ liên quan tới thời gian trung bình xử lý đơn. Nếu mãi tập trung vào các chỉ số kỹ thuật không liên quan tới mục tiêu, doanh nghiệp dễ rơi vào bẫy “trông công nghệ chạy” nhưng không tạo ra giá trị thực.
Thiếu chuẩn bị khiến công nghệ trở thành công nghệ sai cách
Việc triển khai công nghệ mà không chuẩn bị đầy đủ về con người, quy trình và dữ liệu chính là nguyên nhân khiến nhiều dự án thất bại. Có một thực tế phổ biến là doanh nghiệp mua và cài đặt các hệ thống kỹ thuật như ERP, hệ thống CRM hay các công cụ tự động nhưng lại thiếu đội ngũ nhân sự đủ năng lực để sử dụng chúng một cách hiệu quả. Khi đó, công nghệ trở thành “hàng tồn kho” vì nhân sự không biết cách vận hành, dẫn tới tình trạng công nghệ bị bỏ quên hoặc sử dụng không đúng mục đích.
Chuẩn bị trước khi triển khai còn liên quan tới việc chuẩn hóa dữ liệu, đảm bảo rằng thông tin được đưa vào hệ thống là chính xác và nhất quán. Nếu dữ liệu đầu vào lộn xộn, công nghệ sẽ phân tích sai, dẫn đến kết quả không đáng tin cậy và ảnh hưởng tới việc ra quyết định. Đây là một dạng công nghệ sai cách, khi công nghệ được dùng nhưng lại dựa trên dữ liệu không phù hợp.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần xây dựng chương trình đào tạo và chuyển giao kiến thức để đảm bảo rằng nhân sự hiểu được cách sử dụng công nghệ, biết cách giải quyết tình huống phát sinh và có khả năng tự tối ưu hóa quy trình. Thiếu yếu tố này sẽ tạo ra sự lệ thuộc vào bên cung cấp, làm giảm tính linh hoạt và khiến công nghệ không thực sự phục vụ cho mục tiêu kinh doanh.
Khi tổ chức bỏ qua bước chuẩn bị chiến lược, dữ liệu và con người, việc dùng công nghệ trở thành một khoản chi phí lớn với kết quả thấp. Công nghệ không tự động tạo ra giá trị nếu không có sự đồng bộ giữa chiến lược, quy trình và con người. Vì vậy, xây dựng chiến lược trước khi triển khai là bước nền tảng để đảm bảo rằng mỗi đồng vốn bỏ ra cho công nghệ đều được tận dụng một cách hữu ích và thực tế.
Hiệu quả công nghệ không tăng do thiếu kỹ năng & văn hóa thích ứng
Thiếu kỹ năng công nghệ làm giảm hiệu quả đầu tư
Ở nhiều doanh nghiệp, việc đầu tư vào hệ thống mới, phần mềm mới và nền tảng tự động hóa diễn ra rất mạnh mẽ. Tuy nhiên, khi nhân sự không có đủ kỹ năng để hiểu và vận hành các hệ thống này một cách hiệu quả, thì hiệu quả công nghệ sẽ không tăng như kỳ vọng. Kỹ năng chuyên môn là yếu tố nền tảng để nhân viên biến công nghệ thành công cụ thực sự hữu ích. Nếu đội ngũ không biết cách sử dụng công nghệ trong từng quy trình làm việc cụ thể, họ sẽ gặp khó khăn trong việc khai thác tính năng, dẫn đến việc công nghệ chỉ được dùng nửa vời.
Việc thiếu kỹ năng không chỉ giới hạn trong bộ phận IT. Nhân viên phòng kế toán, nhân sự và marketing đều cần được đào tạo sử dụng các công cụ số một cách thành thạo. Nhìn chung, khi doanh nghiệp mở rộng hệ sinh thái công nghệ nhưng không đầu tư tương xứng vào kỹ năng cho người dùng, kết quả là hiệu quả công nghệ bị kìm hãm.
Văn hóa doanh nghiệp và khả năng chấp nhận thay đổi
Không chỉ là kỹ năng cá nhân, văn hóa công nghệ trong doanh nghiệp cũng giữ vai trò quyết định. Một tổ chức có văn hóa sẵn sàng thử nghiệm ý tưởng mới, ưu tiên học hỏi và cải tiến sẽ vượt trội hơn tổ chức cố định trong cách làm việc cũ. Tuy nhiên, nếu nhân viên cảm thấy e ngại việc sử dụng công nghệ mới, ngần ngại thay đổi cách làm việc cũ hoặc không cảm thấy được khuyến khích tham gia các chương trình đào tạo, thì dù có đầu tư vào công nghệ hàng triệu, hiệu quả công nghệ vẫn sẽ không tăng.
Văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng cả đến thái độ lẫn động lực của nhân viên khi tiếp cận công nghệ. Một môi trường có văn hóa mở khuyến khích thử nghiệm và chia sẻ kiến thức giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và ứng dụng kỹ năng vào thực tiễn. Ngược lại, nếu nhân viên tiếp nhận công nghệ như một gánh nặng, họ sẽ chỉ dùng tối thiểu những gì bắt buộc, khiến công nghệ không được sử dụng một cách tối ưu.
Sự thiếu liên kết giữa công nghệ và quy trình nội bộ
Một trong những nguyên nhân sâu xa khác khiến hiệu quả công nghệ không tăng là vì tổ chức tập trung vào công nghệ mà quên mất việc tích hợp nó vào quy trình nội bộ một cách khoa học. Đầu tư vào nền tảng mới mà không thiết kế lại workflow theo hướng tận dụng chức năng của công nghệ sẽ dẫn đến việc nhân sự không biết khi nào nên dùng công nghệ và khi nào nên làm bằng tay. Đây chính là dạng lạm dụng công nghệ theo nghĩa tiêu cực: dùng công nghệ nhưng không gắn với mục tiêu và quy trình đã được chuẩn hóa.
Nếu một doanh nghiệp triển khai hệ thống CRM mà đội kinh doanh vẫn tiếp tục dùng Excel để theo dõi khách hàng, thì việc bỏ tiền đầu tư cho CRM sẽ khó tạo ra giá trị rõ rệt. Khi công nghệ không hòa vào thói quen làm việc, nhân viên sẽ không thay đổi cách làm việc, và công nghệ chỉ tồn tại như một lớp chồng bên ngoài thay vì trở thành công cụ hỗ trợ thực sự. Tình trạng này dẫn đến việc chi phí cho công nghệ tăng lên nhưng hiệu quả công nghệ không tăng theo.
Đào tạo liên tục và định hướng phát triển năng lực
Đào tạo ban đầu là cần thiết nhưng chưa đủ. Trong môi trường công nghệ phát triển nhanh chóng, kỹ năng phù hợp hôm nay có thể trở nên lỗi thời vào ngày mai. Do đó, cần có các chương trình đào tạo liên tục để cập nhật kiến thức mới, từ đó nâng cao năng lực sử dụng công nghệ. Nếu doanh nghiệp chỉ dừng lại ở một khóa đào tạo một lần cho toàn bộ nhân viên trước khi triển khai dự án, thì đó không đủ để đảm bảo họ có thể sử dụng công nghệ hiệu quả trên thực tế.
Việc đầu tư cho đào tạo cần gắn với đánh giá kết quả học tập và ứng dụng thực tế. Nhân viên cần được khuyến khích tham gia các khóa học chuyên sâu tương ứng với vai trò của họ. Chẳng hạn, nhân viên marketing cần kỹ năng phân tích dữ liệu từ hệ thống marketing automation, nhân viên tài chính cần kỹ năng đọc báo cáo từ các hệ thống ERP. Khi năng lực được xây dựng theo từng vai trò, thì hiệu quả công nghệ sẽ được phản ánh rõ hơn trong các chỉ số vận hành.
Tóm lại, việc hiệu quả công nghệ không tăng dù doanh nghiệp liên tục đầu tư hệ thống mới không phải là vấn đề của công nghệ, mà là vấn đề của con người và văn hóa tổ chức. Khi doanh nghiệp không xây dựng được môi trường học hỏi hiệu quả, không đảm bảo kỹ năng cần thiết cho nhân viên và không tích hợp công nghệ một cách hài hòa vào quy trình nội bộ, thì dù có dùng công nghệ đắt tiền đến đâu cũng khó tạo ra giá trị thực sự. Nếu tổ chức chú trọng xây dựng năng lực, thay đổi tư duy và cải thiện quy trình làm việc gắn với công nghệ, thì hiệu quả công nghệ sẽ tăng lên bền vững và trở thành nền tảng cho năng suất và cạnh tranh.
>>> Đọc thêm AI học tập cho người mất gốc: Roadmap 6 bước dễ hiểu nhất để bắt đầu hành trình công nghệ
Lạm dụng công nghệ mà bỏ qua tái cấu trúc workflow
Hệ quả của lạm dụng công nghệ mà bỏ qua tổ chức lại quy trình
Khi doanh nghiệp đưa nhiều công nghệ mới vào hoạt động mà không xem xét lại cách làm việc nền tảng, thường xảy ra tình trạng lạm dụng công nghệ. Việc triển khai nhiều công cụ số mà không cân nhắc cách chúng tương tác với nhau có thể tạo ra sự rối rắm hơn là hiệu quả. Hệ thống mới được cài đặt, nhưng quy trình làm việc vẫn giữ nguyên, dẫn đến việc công nghệ chỉ là một lớp “áp lực kỹ thuật” chồng lên các bước thủ công cũ. Trong trường hợp này, chi phí đầu tư vào công nghệ tăng lên mà hiệu quả công nghệ lại không được cải thiện tương xứng.
Một ví dụ phổ biến là khi công ty quyết định mua nhiều phần mềm chuyên biệt cho từng bộ phận, nhưng không thiết kế lại cách mà dữ liệu được luân chuyển giữa các hệ thống. Dữ liệu từ bộ phận kinh doanh không tự động cập nhật vào hệ thống kế toán, và kế toán lại phải nhập lại dữ liệu theo cách thủ công. Mặc dù các phần mềm này đều có chức năng tự động, nhưng khi không có kế hoạch tái cấu trúc quy trình, chúng tạo ra nhiều bước trung gian hơn là giảm bớt. Điều này khiến nhân sự lãng phí thời gian, tăng chi phí vận hành và giảm niềm tin vào công nghệ đã đầu tư.
Vấn đề càng nghiêm trọng hơn khi công nghệ được gắn vào các quy trình phức tạp mà không có sự đánh giá tổng thể về tác động tới công việc. Một hệ thống CRM được cài đặt mà bỏ qua việc thiết kế lại quy trình bán hàng có thể khiến người dùng không hiểu cách tương tác mới, hoặc dữ liệu bị tạo ra theo cách làm mới sai lệch so với thực tế. Khi đó, workflow AI mà đáng ra giúp tự động hóa quy trình lại trở thành “chướng ngại kỹ thuật” khiến nhân sự phải tìm cách tạm thời né tránh hoặc làm việc ngoài hệ thống. Kết quả là công nghệ bị lãng phí, nhân viên mệt mỏi và năng suất không tăng.
Thiếu tái cấu trúc quy trình và hạn chế với vận hành thông minh
Một doanh nghiệp muốn đạt được vận hành thông minh không thể chỉ đơn thuần mua các công cụ số và mong đợi hiệu quả tức thì. Mấu chốt là phải tái cấu trúc quy trình hiện tại để tận dụng tối đa công nghệ. Việc này bắt đầu bằng phân tích chi tiết cách mà mỗi bước công việc đang được thực hiện, từ đâu bắt đầu và kết thúc, ai là người chịu trách nhiệm ở mỗi bước và dữ liệu nào cần được chia sẻ. Khi có một bản đồ quy trình rõ ràng, tổ chức mới có thể xác định đâu là điểm tắc nghẽn, đâu là nơi công nghệ có thể giải quyết và đâu là nơi cần tái định nghĩa.
Nếu quy trình làm việc không được thiết kế lại thì lạm dụng công nghệ dễ dẫn tới việc mỗi phần mềm hay công cụ hoạt động theo kiểu riêng lẻ. Điều này gây ra sự “đe dọa ngầm” đối với tính nhất quán của dữ liệu và tạo ra các hòn đảo dữ liệu, khiến tổ chức không thể đo lường hiệu quả tổng thể. Trong khi đó, để thực sự đạt được vận hành thông minh, doanh nghiệp phải thiết kế các quy trình với tư duy kết nối và linh hoạt, đảm bảo công nghệ bổ trợ đúng nơi cần thiết và tự động hóa không tạo thêm lỗi mới.
Một cách tiếp cận hiệu quả là triển khai các dự án nhỏ thử nghiệm trước, đánh giá tác động đến quy trình hiện có, sau đó mở rộng dần. Trong suốt quá trình đó, cần có sự tham gia của người dùng cuối và đội ngũ vận hành để đảm bảo rằng workflow AI không chỉ tự động hóa những việc trùng lặp, mà còn thúc đẩy sự thay đổi trong tư duy làm việc. Chỉ khi đó, công nghệ mới trở thành động lực thúc đẩy năng suất thật sự và góp phần vào mục tiêu vận hành thông minh toàn diện.
Quá tập trung vào công nghệ mà quên đổi mới văn hóa doanh nghiệp
Nhận thức sai lệch về dùng công nghệ trong doanh nghiệp
Trong nhiều tổ chức, có một quan niệm sai lệch phổ biến rằng khi đã đầu tư vào nhiều hệ thống quản trị, ứng dụng phần mềm hiện đại hay các nền tảng dữ liệu thì tức là doanh nghiệp đang đi đúng hướng. Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc dùng công nghệ mà bỏ qua yếu tố con người và môi trường văn hóa làm việc có thể dẫn đến kết quả phản tác dụng. Khi lãnh đạo chỉ tập trung vào trang bị phần cứng, phần mềm hay các công cụ số hóa mà không xây dựng một nền tảng văn hóa sẵn sàng cho thay đổi thì hiệu quả công nghệ đạt được sẽ rất hạn chế.
Việc này thường dẫn đến các triệu chứng như đội ngũ nhân viên chống đối, quá trình tích hợp công nghệ vào quy trình bị trì hoãn kéo dài, hay dữ liệu cuối cùng không được sử dụng đúng mục đích. Những biểu hiện này không chỉ khiến nguồn lực bị lãng phí mà còn tạo ra cảm giác rằng đầu tư vào công nghệ “mới” không mang lại lợi ích rõ rệt. Đó là một dạng lạm dụng công nghệ khi doanh nghiệp đặt toàn bộ niềm tin vào công cụ mà quên mất yếu tố cốt lõi là con người.
Tại sao văn hóa doanh nghiệp ảnh hưởng đến hiệu quả công nghệ
Văn hóa doanh nghiệp quyết định cách thức nhân sự đón nhận và sử dụng công cụ mới. Khi môi trường làm việc không khuyến khích thay đổi, nhân viên có thể bỏ qua các tính năng mới, tiếp tục giữ thói quen cũ, hoặc thậm chí tìm cách “lách” hệ thống. Trong bối cảnh đó, công nghệ không phát huy được tác dụng ban đầu đã được kỳ vọng. Một tổ chức có văn hóa minh bạch, chia sẻ kiến thức và sẵn sàng thử nghiệm sẽ có cách tiếp cận khác với một nơi mà mọi thay đổi đều bị hoài nghi.
Trường hợp lãnh đạo trao quyền cho nhân viên để họ thử nghiệm công cụ mới, chia sẻ thành công và thất bại, từ đó rút kinh nghiệm chung, là khi công nghệ sai cách ít có cơ hội xảy ra hơn. Những tổ chức này hiểu rằng thay đổi văn hóa là bước đệm để đạt được hiệu quả công nghệ chứ không phải là cái đích cuối cùng. Khi văn hóa được chú trọng, đội ngũ sẽ chủ động học hỏi, đối thoại và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình chuyển đổi số và đổi mới.
Hậu quả của việc lạm dụng công nghệ mà quên văn hóa
Một hậu quả rõ rệt của việc chỉ chú trọng vào “mua công nghệ” mà không đổi mới văn hóa là tình trạng triển khai các hệ thống lớn nhưng không đem lại cải thiện trong hiệu suất hay chất lượng công việc. Nhiều doanh nghiệp đã chi hàng nghìn đến hàng triệu đô la để triển khai các hệ thống ERP, CRM hay các nền tảng dữ liệu phân tích, nhưng sau một thời gian dài, báo cáo chỉ ra rằng năng suất, tỷ lệ hoàn thành dự án, hay sự hài lòng của khách hàng không tăng như kỳ vọng.
Khi điều này xảy ra, người ta thường quy kết lỗi cho công nghệ, nhưng nguyên nhân sâu xa lại bắt nguồn từ văn hóa nội bộ không sẵn sàng đón nhận đổi mới. Nhân viên có thể cảm thấy bị “ép buộc” phải dùng các hệ thống mới, dẫn đến việc họ tìm cách né tránh hoặc dùng công cụ một cách sơ sài. Đây là biểu hiện của công nghệ sai cách được áp dụng mà không có sự chuẩn bị đúng về kỹ năng, tư duy và thái độ của con người.
Thêm vào đó, việc đánh giá hiệu quả chỉ dựa trên số lượng công cụ triển khai chứ không đo lường thay đổi trong quy trình làm việc hoặc giá trị tạo ra cho khách hàng sẽ khiến tổ chức dễ rơi vào cái bẫy tưởng rằng dùng công nghệ nhiều thì sẽ tự nhiên đạt được hiệu quả công nghệ.
Xây dựng văn hóa để công nghệ phát huy giá trị
Giải pháp bền vững cho vấn đề này không phải là dừng việc đầu tư vào công nghệ, mà là kết hợp hài hòa giữa chiến lược công nghệ và chiến lược phát triển con người.
Điều đầu tiên là lãnh đạo cần truyền thông rõ ràng về mục tiêu của việc ứng dụng công nghệ, giải thích cách mà công nghệ sẽ hỗ trợ công việc thay vì thay thế con người. Khi nhân viên hiểu được mục tiêu và lợi ích, họ sẽ dễ dàng chấp nhận thay đổi.
Tiếp theo, tổ chức cần đầu tư vào đào tạo và hỗ trợ liên tục, tạo điều kiện cho nhân viên thực hành, thử nghiệm và chia sẻ những gì họ học được. Việc khuyến khích phản hồi hai chiều giữa người dùng và ban quản trị công nghệ sẽ giúp tổ chức nhanh chóng điều chỉnh khi có dấu hiệu công nghệ sai cách.
Cuối cùng, doanh nghiệp nên thiết lập các chỉ số đo lường không chỉ dựa vào số lượng hệ thống đang sử dụng mà còn dựa vào tác động thực tiễn như thời gian tiết kiệm được, sự cải thiện trong quy trình, hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Khi tổ chức xây dựng được một nền tảng văn hóa đón nhận sự thay đổi và học hỏi liên tục, thì giá trị của các khoản đầu tư vào dùng công nghệ sẽ được nhân lên và hiệu quả công nghệ sẽ không còn là mục tiêu xa vời nữa.
Thiếu đo lường & phản hồi thực tế khiến hiệu quả công nghệ chưa hiện rõ
Thiếu đo lường định lượng rõ ràng
Trong nhiều doanh nghiệp, việc triển khai giải pháp công nghệ diễn ra nhanh nhưng hiệu quả công nghệ không tăng rõ rệt vì không có hệ thống đo lường định lượng phù hợp. Các tổ chức thường đưa vào nhiều công cụ mới nhưng lại không xây dựng các chỉ số hiệu suất chính xác để đo lường mức đóng góp của từng công nghệ. Một phần nguyên nhân là các chỉ số hiện tại quá chung chung, ví dụ như tổng doanh thu hay tổng chi phí, nên không thể phản ánh đúng phần giá trị mà công nghệ mang lại. Nếu không có chỉ số cụ thể như số giờ tiết kiệm được mỗi tuần, tỷ lệ lỗi giảm sau khi áp dụng tự động hóa AI, hay thời gian xử lý quy trình quan trọng giảm bao nhiêu phần trăm, thì rất khó để xác định mức độ thành công của công nghệ.
Ngoài ra, việc đo lường nếu dựa hoàn toàn vào cảm nhận của nhân sự mà thiếu dữ liệu khách quan sẽ làm sai lệch đánh giá thực tế. Ví dụ, một phòng ban có thể cảm thấy năng suất cải thiện nhưng trên dữ liệu đo lường thực tế thì không có sự khác biệt đáng kể. Điều này dẫn tới việc doanh nghiệp tiếp tục đầu tư vào những giải pháp không mang lại giá trị thực sự hoặc không điều chỉnh kịp thời các giải pháp đang hoạt động kém hiệu quả. Do đó, thiết lập các chỉ số đo lường định lượng rõ ràng là bước nền tảng để technology investment thực sự đem lại giá trị và giúp doanh nghiệp hiểu chính xác “hiệu quả công nghệ” đang ở mức nào.
Thiếu phản hồi liên tục từ người dùng và quy trình
Việc thiếu cơ chế phản hồi liên tục cũng là một rào cản khiến hiệu quả công nghệ không hiện rõ khi giải pháp đã được triển khai. Công nghệ chỉ thực sự hữu ích khi người sử dụng cuối cùng cung cấp phản hồi chi tiết về trải nghiệm, mức độ phù hợp với công việc và những khó khăn họ gặp phải. Trong thực tế, nhiều dự án công nghệ được triển khai theo kiểu “giao nhiệm vụ và quên đi”, tức là đội ngũ thực hiện cài đặt xong rồi chuyển sang nhiệm vụ khác mà không tiếp tục thu thập phản hồi của người dùng trong quá trình sử dụng.
Việc thu thập phản hồi theo từng chu kỳ giúp doanh nghiệp phát hiện sớm các vấn đề như tính năng không phù hợp, giao diện gây khó hiểu, hay quy trình công nghệ va chạm với thực tế làm việc. Khi có dữ liệu phản hồi liên tục, đội ngũ quản trị có thể phối hợp với bộ phận IT để tinh chỉnh giải pháp, tối ưu workflow AI theo yêu cầu thực tế và đảm bảo rằng công nghệ hỗ trợ công việc thay vì gây cản trở. Phản hồi cũng giúp doanh nghiệp đánh giá đúng mức độ ứng dụng công nghệ trong quy trình làm việc và xác định những điểm cần nâng cấp hoặc loại bỏ.
Nếu phản hồi chỉ được thu thập một lần khi bắt đầu triển khai hoặc thậm chí không thu thập, doanh nghiệp sẽ không có thông tin để hiểu được mức độ phù hợp của công nghệ với người dùng. Điều này dẫn tới hệ quả là công nghệ tồn tại nhưng không phát huy tác dụng, chi phí công nghệ gia tăng mà vận hành thông minh không được cải thiện đáng kể. Vì vậy, phản hồi liên tục là mắt xích quan trọng để biến công nghệ thành công cụ thực sự hữu ích.
Kết nối giữa dữ liệu đo lường và chiến lược điều chỉnh
Ngay cả khi doanh nghiệp có đo lường định lượng rõ ràng và thu thập phản hồi liên tục, nếu không kết nối những dữ liệu này với chiến lược điều chỉnh công nghệ thì hiệu quả công nghệ vẫn khó tăng. Thực tế cho thấy nhiều tổ chức thu thập số liệu nhưng lại không biến số liệu thành những quyết định chiến lược cụ thể. Dữ liệu đo lường và phản hồi sẽ chỉ nằm trên báo cáo nếu không được dùng để điều chỉnh mô hình, quy trình làm việc và chiến lược sử dụng công nghệ.
Ví dụ, khi dữ liệu cho thấy một ứng dụng đã cài đặt không giúp giảm thời gian xử lý công việc như kỳ vọng, thì đó là tín hiệu để tổ chức cân nhắc điều chỉnh tự động hóa AI trong quy trình, cải thiện tính năng hoặc thậm chí thay thế bằng giải pháp khác phù hợp hơn. Nếu dữ liệu cho thấy nhân sự thường xuyên bỏ qua một công cụ nhất định, thì điều đó có thể phản ánh rằng công cụ không phù hợp với thói quen làm việc thực tế và cần xem xét lại cách triển khai hoặc đào tạo.
Việc gắn kết dữ liệu thu thập được với các quyết định chiến lược giúp đảm bảo rằng công nghệ không chỉ là một phần “đẹp” trong danh mục đầu tư mà thực sự góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động. Đây chính là bước cuối cùng giúp doanh nghiệp vượt qua rào cản khiến công nghệ không tạo ra giá trị rõ rệt và tiến gần hơn đến khái niệm vận hành thông minh trong môi trường cạnh tranh hiện nay.
Kết luận
Tóm lại, việc doanh nghiệp dùng nhiều công nghệ nhưng hiệu quả công nghệ không tăng không đơn thuần do công nghệ yếu, mà phần lớn xuất phát từ thiếu chiến lược rõ ràng, thiếu kỹ năng nội bộ, thiếu tái cấu trúc quy trình, văn hóa chưa sẵn sàng và thiếu hệ thống đo lường hiệu quả.
Để vượt qua rào cản này, doanh nghiệp cần kết hợp công nghệ với chiến lược tổng thể, đào tạo con người, lồng ghép vào workflow hiện tại và đo lường bằng KPI rõ ràng — từ đó công nghệ mới thực sự trở thành “đòn bẩy” phát triển
