Liệu rằng công nghệ mới hơn có luôn tốt hơn? Tìm hiểu 3 tiêu chí đánh giá công nghệ mới trong quyết định công nghệ

Sự lệch pha giữa xu hướng và năng lực nội tại của tổ chức

Khi một công nghệ mới trở thành tâm điểm của thị trường, áp lực cạnh tranh khiến nhiều doanh nghiệp vội vàng hành động. Họ tin rằng nếu không triển khai ngay, mình sẽ tụt lại phía sau. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp, vấn đề không nằm ở công nghệ mà nằm ở sự thiếu đồng bộ giữa mục tiêu kinh doanh và chiến lược công nghệ. Khi chiến lược chưa được xác lập rõ ràng, mọi quyết định đều dễ bị chi phối bởi cảm xúc và nỗi sợ bỏ lỡ cơ hội.

Sự lệch pha bắt đầu từ cách hiểu sai về vai trò của công nghệ trong tổ chức. Công nghệ lẽ ra phải là công cụ phục vụ mô hình kinh doanh, nhưng khi chạy theo xu hướng, nó lại trở thành trung tâm của mọi kế hoạch. Điều này khiến quá trình đầu tư công nghệ không còn dựa trên phân tích chuỗi giá trị hay năng lực cốt lõi, mà dựa trên kỳ vọng rằng công nghệ mới sẽ tự động tạo ra tăng trưởng. Khi kỳ vọng vượt quá thực tế, tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro mà trước đó không được tính đến.

Một biểu hiện rõ ràng của sự lệch pha là việc các phòng ban tự triển khai công cụ riêng để giải quyết nhu cầu ngắn hạn. Phòng marketing có thể chọn một nền tảng phân tích dữ liệu mới, trong khi phòng vận hành lại triển khai hệ thống khác mà không tính đến khả năng tích hợp. Khi thiếu một cơ chế điều phối thống nhất, mỗi bộ phận đều tin rằng mình đang ra quyết định công nghệ hợp lý. Tuy nhiên, ở cấp độ toàn doanh nghiệp, sự phân mảnh này làm gia tăng chi phí và làm giảm hiệu quả tổng thể.

Về lâu dài, sự thiếu liên kết giữa các hệ thống khiến doanh nghiệp khó xây dựng được nền tảng dữ liệu chung. Điều này đặc biệt nguy hiểm trong bối cảnh cần khai thác dữ liệu để tối ưu hoạt động. Khi dữ liệu bị chia cắt, công nghệ mới không thể phát huy hết tiềm năng, và tổ chức phải tiếp tục chi thêm ngân sách để khắc phục. Từ đó, một vòng lặp phụ thuộc hình thành, trong đó mỗi lần triển khai mới lại làm gia tăng độ phức tạp thay vì tạo ra giá trị bền vững.

Điểm cốt lõi ở đây là công nghệ không thể thay thế cho tư duy quản trị. Nếu chiến lược công nghệ không phản ánh đúng định hướng phát triển của doanh nghiệp, mọi nỗ lực nâng cấp hệ thống chỉ mang tính hình thức. Thay vì tạo lợi thế cạnh tranh, việc chạy theo xu hướng có thể làm suy yếu cấu trúc vận hành và khiến tổ chức mất kiểm soát đối với chính hệ sinh thái công nghệ của mình.

Chi phí ẩn và hệ quả dài hạn của quyết định cảm tính

Ngoài sự lệch pha chiến lược, một nguy cơ khác khi chạy theo công nghệ thời thượng là sự xuất hiện của các chi phí ẩn. Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp thường chỉ nhìn thấy chi phí mua bản quyền hoặc triển khai ban đầu. Tuy nhiên, trong thực tế, tổng chi phí sở hữu còn bao gồm đào tạo nhân sự, bảo trì hệ thống, nâng cấp định kỳ và chi phí chuyển đổi quy trình. Khi các yếu tố này không được tính toán đầy đủ, đầu tư công nghệ có thể vượt xa ngân sách dự kiến.

Chi phí ẩn không chỉ nằm ở tiền bạc mà còn ở thời gian và sự tập trung của tổ chức. Mỗi lần thay đổi hệ thống là một lần nhân sự phải thích nghi với quy trình mới. Năng suất trong giai đoạn chuyển đổi thường suy giảm, nhưng điều này hiếm khi được phản ánh rõ trong báo cáo tài chính. Nếu quyết định công nghệ được đưa ra chỉ vì áp lực thị trường, tổ chức có thể phải trả giá bằng sự gián đoạn trong hoạt động cốt lõi.

Một hệ quả khác là sự phụ thuộc vào nhà cung cấp. Khi doanh nghiệp triển khai công nghệ mới mà không đánh giá kỹ khả năng mở rộng và tính tương thích, họ có thể bị khóa chặt vào một hệ sinh thái nhất định. Trong trường hợp nhà cung cấp thay đổi chính sách giá hoặc ngừng hỗ trợ, tổ chức sẽ gặp khó khăn trong việc chuyển đổi sang giải pháp khác. Đây là một dạng rủi ro chiến lược thường chỉ bộc lộ sau nhiều năm vận hành.

Đáng chú ý hơn, việc liên tục thay đổi công nghệ có thể làm suy giảm niềm tin nội bộ. Nhân sự có thể cảm thấy mệt mỏi khi phải học lại quy trình mới mà chưa kịp khai thác hết hệ thống cũ. Sự thiếu ổn định này làm giảm động lực cải tiến và khiến tổ chức trở nên thận trọng hơn với các sáng kiến tiếp theo. Khi đó, dù sở hữu nhiều công cụ hiện đại, doanh nghiệp vẫn không đạt được hiệu quả mong muốn vì thiếu sự đồng thuận và cam kết từ bên trong.

Để hạn chế những hệ quả này, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình đánh giá nghiêm ngặt trước mỗi đầu tư công nghệ. Quy trình này phải gắn chặt với chiến lược công nghệ dài hạn và xem xét đầy đủ các kịch bản phát sinh. Thay vì hỏi công nghệ mới có hấp dẫn không, tổ chức nên hỏi nó có giúp củng cố năng lực cốt lõi hay không. Khi mọi quyết định công nghệ đều được đặt trong bối cảnh tổng thể, nguy cơ phát sinh rủi ro sẽ được kiểm soát tốt hơn và giá trị tạo ra sẽ bền vững hơn theo thời gian.