Request For Proposals, RFP / Đề Nghị Mời Thầu, RFP

"Đề nghị mời thầu" hay RFP là một quá trình mà qua đó một ban ngành thuộc công ty hay cơ quan chính phủ chuẩn bị các thủ tục tài liệu để mua thiết bị hay dịch vụ, nghĩa là mời các nhà bán hàng tiềm năng đưa ra giá cho thiết bị hay dịch vụ cần mua. RFP thường được thông báo trên báo chí, trên các tạp chí thương mại của ngành liên quan. RFP cũng có thể được gửi đến một danh sách các nhà thầu tiềm năng đủ tiêu chuẩn đã được liên hệ và xác định khả năng trước bởi ban ngành hay cơ quan đó. "Đạt tiêu chuẩn" là từ khóa trong việc trả lời và chuẩn bị bất kì RFP nào. Việc xác định khả năng thường phụ thuộc vào những điều tra sau đó với các nhà thầu triển vọng, và những từ ngữ đã được chuẩn bị kỹ lưỡng của bản RFP ban đầu.Các yếu tố của một bản RFP hấp dẫnMột số RFP có yêu cầu công việc vượt khỏi tầm của những công ty nhỏ và vừa, nhưng những RFP khác mang đến những cơ hội giá trị để các công ty đó phát triển nền tảng khách hàng và hoạt động của mình. Tuy nhiên, trước khi đặt giá cho một RFP, các doanh nhân khởi nghiệp và chủ doanh nghiệp cần chắc chắn rằng họ hiểu bản chất của yêu cầu công việc.Ví dụ, một số RFP hiển nhiên cung cấp nhiều thông tin hơn những cái khác. Khi xem xét một RFP, các nhà bán hàng nên đảm bảo rằng nó miêu tả cụ thể những thứ cần được giao hoặc thực hiện nhằm đáp ứng các yeu cầu của công ty hay cơ quan đưa ra thông báo. Để làm được như thế, các nhà bán hàng tiềm năng cần phải tự tìm hiểu bản chất của cơ quan hay công ty đệ trình RFP. Các nhà bán hàng cũng cần điều tra liệu yêu cầu công việc có thể dẫn đến các công việc thêm vào trong các dự án gắn với nó hay không. VÍ dụ, nếu thiết bị được dùng cho một tòa nhà mà hiện nay vẫn chưa được xây, nhưng nằm trong kế hoạch lâu dài của cơ quan hay công ty, người bán hàng có thể quyết định rằng một cái giá thấp có thể chấp nhận được nếu nó tạo điều kiện thuận lợi cho những thỏa thuận lâu dài hơn sau này.Trước khi đặt giá, người bán hàng cũng cần xem xét các nhân tố khác của RFP có thể ảnh hưởng đến câu trả lời của họ. Một số câu hỏi cần lưu ý: Liệu thiết bị được yêu cầu có thể trở thành vấn đề đối với điều kiện hay quy luật môi trường đáng kể nào không? Nếu thiết bị được sử dụng ở nước ngoài, thiết bị đó có phù hợp với tiêu chuẩn của quốc gia này hay không? Liệu các chi phí đi kèm vơi thiết kế, sản phẩm, vận chuyển hay các khía cạnh khác của giao hàng có ảnh hưởng quá lớn đến biên lợi nhuận không? Liệu RFP và thiết bị hay dịch vụ nó tìm kiếm có phù hợp với luật lệ địa phương, quốc gia hay không? RFP có đòi hỏi cả thiết bị và dịch vụ không? Thời hạn và các điều khoản thực hiện có hợp lý không? Cơ quan đưa ra RFP có yêu cầu người bán hàng thắng cuộc kí một cam kết thực hiện đảm bảo việc giao hàng hóa hay dịch vụ vào 1 ngày cụ thể nào không? Hầu hết các công ty và cơ quan đệ trình yêu cầu công việc đều cho các nhà đầu thầu tiềm năng khá nhiều thời gian để có thể nghiên cứu kĩ lưỡng bản RFP trước khi hết hạn. Một số công ty cho các nhà bán hàng thời gian 1 tháng kể từ khi RFP được thông báo ra công chúng đến khi hết hạn đấu thầu. Nó cho phép các nhà đầu tư chỉnh sửa lại giá đặt thầu, tìm kiếm các nhà bán hàng của chính mình để có thể đáp ứng các yêu cầu của RFP.Nằm trong danh sách đấu thầuCác công ty muốn đấu thầu theo RFP nên theo dõi mọi thông báo hợp pháp trên các tờ báo địa phương hoặc tạp chí thương mại, và liên hệ bộ phận mua hàng của công ty hay cơ quan chính phủ yêu dịch vụ và thiết bị. Họ nên điều tra các yêu cầu để được thêm vào "danh sách đấu thầu". Cuối cùng, một khi công ty đã đáp ứng đủ các điều kiện bắt buộc cần thiết để thêm vào danh sách, ban lãnh đạo công ty cần chắc chắn rằng họ nằm trong danh sách đó.Cơ quan Chính phủ và ban ngành doanh nghiệp đôi khi lưỡng lự khi xóa một nhà bán hàng từ danh sách đấu thầu bởi lo sợ sự cắt giảm đó sẽ dẫn đến các khoản phạt vì thiên vị. Tuy nhiên, bên đưa ra RFP cũng phải tìm kiếm để giữ cho danh sách đấu thầu ở phạm vi có thể quản lý được, bởi bất kì lượt trả giá nào cũng yêu cầu phải được kiểm tra lại. Một cách được các nhà đưa ra RFP ưa thích sử dụng để cắt giảm danh sách đấu thầu là yêu cầu các nhà bán hàng tiềm năng cung cấp lại giấy tờ vài năm 1 lần. Một cách khác là yêu cầu người bán hàng cung cấp những thông tin cụ thể như doanh số bán trong năm ngoái, kinh nghiệm hay số lượng nhân viên có thể phục vụ dịch vụ này. Những yêu cầu như thế có thể loại bỏ những công ty quá thiếu tổ chức hay yếu đuối. Ngược lại, những công ty nhỏ đáp ứng đủ những yêu cầu đó trong thời gian ngắn chứng tỏ sự hoạt động đồng bộ của mình.Các công ty tìm kiếm RFP nên hiểu rằng thắng một cuộc đấu thầu không phải luôn là người đưa ra cái giá thấp nhất hay dịch vụ chất lượng nhất. Một số công ty và cơ quan Chính phủ có sự ưu tiên đặc biệt với các công ty sở hữu bởi phụ nữ hay người dân tộc thiểu số.